Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Do|ku|men|ten|ma|nage|ment|sys|tem: bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.

Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke

in elektronischen Systemen gemeint.

Das Wichtigste in Kürze:

DMS ist die Abkürzung für „Dokumenten-Management-System“ und meint die Verwaltung von Dokumenten durch eine Software. Das elektronische Erfassen, Bearbeiten, Verwalten und Archivieren von Dokumenten wie E-Mails, Rechnungen, Verträgen können erledigt werden.

Im deutschen Raum umfasst der Begriff Dokumenten-Management-System auch die revisionssichere Archivierung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Funktion eines DMS

Ein DMS kann man sich wie ein herkömmliches Papier-Archiv vorstellen. In verschiedenen Ordnern (z. Bsp. Eingangsrechnungen, Verträge, Personalakte, etc.) unter verschiedenen Bereichen (z. Bsp. Personalabteilung, Finanzabteilung, etc.) können Dokumente (Eingangsrechnungen, Lohnabrechnungen, Lieferscheine, etc.) abgelegt werden. Dazu werden Papierdokumente gescannt und genauso wie digitale Belege in dem Dokumenten-Management-System hinterlegt.

Zusätzlich können die Dokumente verschlagwortet, indiziert und kategorisiert werden. Darauf können Sie aber auch verzichten. Viele DMS-Lösungen führen während der Übergabe der Dokumente eine Texterkennung durch. Wodurch man einen Volltextsuche über alle Dokumenten durchführen kann.

Ebenso ist es möglich Dokumente für die Dauer der Bearbeitung aus dem System zu entnehmen und es damit für andere Benutzer zu sperren.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Archivieren: (Papier-)Dokumente, E-Mails, Dateien und Informationen schnell, einfach, sicher und langfristig zu archivieren.

Finden: Über virtuelle Zielordner, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Ablageinformationen und die Volltexterkennung können Dokumente gefunden werden.

Verwalten: Es können verschiedene Versionen von Dokumenten archiviert werden. Es können digitale Arbeitsmappen mit verschiedenen Dokumenten erstellt werden oder digitale Akten angelegt werden, welche exportiert oder geteilt werden können.

Revisionssicherheit: Enthält u. a. Sicherung und Wiederherstellung von Dokumenten und Einstellungen. Über eine Änderungshistorie können Benutzeraktionen wie z.B. das Öffnen, Versenden, Exportieren etc. von Dokumenten festgehalten werden. Beinhaltet ist ein Löschkonzept, das sich an den gesetzlichen Anforderungen zum Thema "Datenschutz" und "GoBD" orientiert.

Es gibt noch viele weitere Funktionen, die ein DMS haben kann. Mit jedem Update erhält ein DMS neue Funktionen. Hier nur ein paar weitere Beispiele, die ein DMS haben könnte: