E-Mail Archivierung in Erlangen, Nürnberg und Fürth

Jeder von uns schreibt heute zig E-Mails täglich. Ohne E-Mails wären ganze Branchen nicht funktionstüchtig. Wir sammeln Daten und Wissen in diesen E-Mails, ohne diese Informationen ein weiteres Mal zu speichern. Warum auch? Wir haben doch die E-Mail, ob in den "Gesendeten" oder in den "Gelöschten Elementen". Ein paar Clicks später und über die Suche des E-Mail-Programms haben wir, was wir suchen. 

Was passiert mit all den wertvollen und wichtigen E-Mails, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen?

Sie löschen Ihre E-Mails. Alle. 

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E-Mail-Archivierung - persönlich und verständlich!

• Anwender können über verschiedene Wege (z.B. über eine Integration in Microsoft Outlook oder über Web Access) auf das Archiv zugreifen und die E-Mails über eine enorm leistungsfähige Volltextsuche schnell durchsuchen. Auch der Zugriff über die gewohnte Ordnerstruktur ist weiterhin möglich.
• Postfachbegrenzungen werden überflüssig. Dadurch sind Anwender nicht länger gezwungen, einen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Organisation ihrer Postfächer und dem Aussortieren „weniger wichtiger“ E-Mails zu verbringen.
• Die Archiv-Suche kann auch auf Unternehmensebene als e-Discovery-Maßnahme verwendet werden. Dabei kann der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden.

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✓ Unabhängigkeit vom E-Mail-Server
Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser Ausfallzeit, oft Stunden oder Tage, stehen dem Unternehmen und den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei Datenverlusten bleiben alle E-Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Geschäftsaktivitäten können ohne Unterbrechung fortgeführt werden.

✓ Unabhängigkeit von externen Anbietern
In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externeren Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit der Betreiber voraus. Die lokale Archivierung dieser Daten bildet eine einfache zusätzliche Sicherungsmaßnahme.

✓ Unabhängigkeit von MailStore
Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert langfristige Unabhängigkeit - auch von MailStore selbst.

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. 

Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Darüber hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis und sichert ein Unternehmen zusätzlich ab.

Dieses Dokument dient der unverbindlichen Information und ist keine Rechtsberatung.

Alle Angaben sind ohne jede Gewähr. Bitte lassen Sie sich in jedem Fall von einem Juristen beraten.