Die Frist ist abgelaufen!

Seit 01.01.2017 gelten sehr strenge Regeln zur Archivierung nach GoBD! 

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die Archivierung gelten seit dem

1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt. Es gibt keine Hintertüren mehr.

Nicht zu Archivieren ist eine Straftat!

Achten Sie darauf: Seit dem 1. Januar 2017 sind

Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht

keine Kavaliersdelikte mehr. Wer seine

Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen

Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst

gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.


Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt. Wer nicht handelt, wird gravierende Folgen auf sich nehmen müssen.

die e-Mail

E-Mails zu schreiben ist leicht, schnell und günstig. So können z. B. Rechnungen, Angebote, Geschäftsbriefe, Dokumente etc. sehr viel besser verschickt werden als per konventioneller Post. Die Ablösung des klassischen, schriftlichen Postversands ist durch den E-Mail Verkehr inzwischen zu fast 75% erreicht worden. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für E-Mails und Dokumente sind deshalb besonders wichtig geworden. Hierbei sind vorgeschriebene Zeiträume für die Aufbewahrung und die weiteren gesetzlichen Vorgaben für den Rechtsfall zu beachten

E-Mails die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes haben, müssen wie andere Unterlagen den üblichen Fristen entsprechend aufbewahrt werden. Das gilt auch für steuerlich relevante Anhänge, zum Beispiel Angebote oder Rechnungen. Ist der E-Mail-Text lediglich ein Begleitschreiben, mit dem eine Rechnung versendet wird, kann die Mail gelöscht werden – vergleichbar einem Briefumschlag, der in den Papierkorb wandert. Es wird dann nur die Rechnung archiviert, die allerdings die vollständigen Pflichtangaben für die steuerliche bzw. umsatzsteuerliche Veranlagung enthalten muss.

 

Solche E-Mails, die der Archivierungspflicht unterliegen, müssen wie alle elektronisch erzeugten Dokumente inklusive ihrer Datenanhänge jederzeit verfügbar, vollständig, manipulationsgeschützt und maschinell auswertbar vorliegen. Nach den Anforderungen der GoBD reicht es nicht, sie nur auszudrucken und in Papierform abzulegen. Geschieht die E-Mail Archivierung verschlüsselt, muss gewährleistet sein, dass ein Steuerprüfer jederzeit einen unverschlüsselten Zugriff erhält und die Mails per Volltextsuche prüfen sowie maschinell auswerten kann.

 

Je nach Art der E-Mails und ihrer steuerlichen Relevanz ist eine Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren einzuhalten. Für Unternehmen mit digitalem Geschäftsverkehr bedeutet das einen großen Aufwand, denn sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Handelsbriefe etc. sind entsprechend den GoBD zu archivieren und jederzeit abrufbereit zu halten.

Und private e-mails?

Ein wichtiger Punkt der E-Mail Archivierung ist die Frage, wie mit privaten Nachrichten umgegangen wird. Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern erlaubt, private Mails über die eigenen Mailserver oder Provider zu versenden und diese ebenfalls gespeichert werden, könnte es Probleme im Hinblick auf den Datenschutz geben. Zwar können die Mitarbeiter mit einer innerbetrieblichen Vereinbarung der Speicherung zustimmen, allerdings haben dann immer noch die externen Empfänger und Absender das Recht auf den Schutz ihrer Privatsphäre. Es macht deshalb Sinn, private von geschäftlichen E-Mails strikt zu trennen.

Fazit

Folgende Punkte müssen Sie erfüllen, um kein Risiko einzugehen:

  1. Vollumfängliche Erfassung und Archivierung alle E-Mails, möglichst vor der Weiterleitung an die Adressaten.
  2. Die Archivierung muss originalgetreu und ohne Verluste von Informationen erfolgen.
  3. Die Unveränderbarkeit archivierten E-Mails muss sichergestellt sein.
  4. Ebenfalls das vorsätzliche oder versehentliche Löschen von E-Mails muss ausgeschlossen sein.
  5. Sämtliche Dokumente müssen im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt lückenlos einzusehen und zu durchsuchen sein.

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

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